شعبه یکی از واحدهای شرکت می باشد که در جهت ارائه محصولات و خدمات ، در مکان هایی که ممکن است از مرکز اصلی شرکت دور باشد ، به وجود می آید. شرکت مادر ، حدود و میزان اختیارات و استقلال شعبه را معین می کند.به عبارتی دیگر ، شعبه شخصیت حقوقی مستقلی ندارد.

نمایندگی ، شخص حقیقی یا حقوقی مستقلی می باشد که انجام بخشی از فعالیت و وظایف یک شرکت خارجی را تعهد می نماید.

باید توجه داشت در ایران ، ثبت شعبه یا نمایندگی زمانی ممکن می شود که کشور متبوع شرکت خارجی ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت های ایرانی را مجاز بداند و موضوع فعالیت های شرکت خارجی مواردی باشد که به تصویب آیین نامه اجرایی قانون اجازه ثبت شعبه و نمایندگی خارجی رسیده است.

موارد ثبت شعبه یا نمایندگی خارجی

1-ارائه خدمات بعد از فروش كالاها يا خدمات شركت خارجي.

2-انجام عمليات اجرايي قراردادهايي كه بين اشخاص ايراني و شركت خارجي منعقد مي شود.

3-بررسي و زمينه سازي براي سرمايه گذاري شركت خارجي در ايران.

4-همكاري با شركتهاي فني و مهندسي ايراني براي انجام كار در كشورهاي ثالث.

5-ارائه خدمات فني و مهندسي و انتقال دانش فني و فناوري.

6-انجام فعاليت هايي كه مجوز آن توسط دستگاه هاي دولتي  كه به طور قانوني مجاز به صدور مجوز هستند، صادر مي گردد(از قبيل ارائه خدمات در زمينه هاي حمل و نقل ،  بيمه و بازرسي كالا، بانكي، بازاريابي و ...).

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شعبه شرکت خارجی

1-در زمان ارائه درخواست از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها در قسمت اشخاص می بایست نسبت به درج کد فراگیر ملی و سایر اطلاعات اقدام گردد. اشخاص حقیقی و حقوقی خارجی که به عنوان مدیر شعبه تعیین میگردند بایستی نسبت به ارسال تصویری از رسید اینترنتی درخواست کد فراگیر ملی که از طریق سایت سازمان امور مالیاتی به آدرس www.tax.gov.ir قابل پیگیری و وصول بوده و متضمن شماره کد فراگیر ملی باشد ، اقدام نمایند.

2-درخواست کتبی شرکت مادر.

3-اساسنامه ، آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده و اختیارنامه نماینده یا نمایندگان شرکت خارجی که اصل مدارک فوق بایستی به تایید سفارت، نمایندگی یا کنسولگری ایران در آن کشور رسیده و نیز یک نسخه ترجمه رسمی مدارک فوق که بایستی توسط مترجمان رسمی ترجمه شده و به تائید اداره اسناد و امور مترجمان رسمی (فنی) قوه قضائیه رسیده باشد.

4-گزارش توجیهی مدیر شعبه در ایران که بایستی حاوی اطلاعات ذیل باشد:

□ اطلاعات مربوط به فعالیتهای شرکت.

□ تبیین دلایل و ضرورت تاسیس شعبه در ایران.

□ تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت شعبه.

□ برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی مورد نیاز.

□ نحوه تامین منابع وجوه ارزی و ریالی برای اداره امور شعبه.

5-ارائه تعهدنامه دائر بر اینکه چنانچه مجوز فعالیت آنها از سوی مراجع ذیصلاح لغو شود در ظرف مدت معینی که توسط اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری ابلاغ می شود نسبت به لغو مجوز و انحلال شعبه و براساس تشریفات قانونی اقدام نماید(موضوع ماده 6 آئین نامه اجازه ثبت شعبه و نمایندگی شرکتهای خارجی در ایران).

6-تصویر مصدق گذرنامه و ترجمه آن در مواردی که شخص حقیقی خارجی به عنوان نماینده معرفی شده باشد.

7-چنانچه اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی به عنوان مدیر شعبه تعیین گردیده باشند ارائه مدارک و مستنداتی که جهت ثبت شرکت ها ضروریست به پیوست سایر مدارک ارسال گردد.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت نمایندگی شرکت خارجی

1-در زمان ارائه درخواست از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها در قسمت اشخاص می بایست نسبت به درج کد فراگیر ملی و سایر اطلاعات اقدام گردد. اشخاص حقیقی و حقوقی خارجی که به عنوان نماینده تعیین میگردند بایستی نسبت به ارسال تصویری از رسید اینترنتی درخواست کد فراگیر ملی که از طریق سایت سازمان امور مالیاتی به آدرس www.tax.gov.ir قابل پیگیری و وصول بوده و متضمن شماره کد فراگیر ملی باشد ، اقدام نمایند.

2- درخواست کتبی شرکت مادر.

1-اساسنامه، آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده و قرارداد نماینده یا نمایندگان با شرکت خارجی که اصل مدارک فوق بایستی به تائید سفارت، نمایندگی یا کنسولگری ایران در آن کشور رسیده و نیز یک نسخه ترجمه رسمی مدارک فوق که بایستی توسط مترجمان رسمی ترجمه شده و به تائید اداره اسناد و امور مترجمان رسمی (فنی) قوه قضائیه رسیده باشد.

2-گزارش توجیهی نماینده در ایران که بایستی حاوی اطلاعات ذیل باشد:

• اطلاعات مربوط به فعالیتهای شرکت.
• تبیین دلایل و ضرورت تاسیس نمایندگی در ایران.
• تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت نماینده.
• برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی مورد نیاز.
• نحوه تامین منابع وجوه ارزی و ریالی برای اداره امور نمایندگی.

2-1-ارائه تعهدنامه دائر بر اینکه چنانچه مجوز فعالیت آنها از سوی مراجع ذیصلاح لغو شود در ظرف مدت معینی که توسط اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری ابلاغ می شود نسبت به انحلال شعبه و معرفی مدیر تصفیه اقدام نمایند.(موضوع ماده 6 آئین نامه اجازه ثبت شعبه و نمایندگی شرکتهای خارجی در ایران)

2-2-تصویرمصدق گذرنامه و ترجمه آن در مواردی که شخص حقیقی خارجی به عنوان نماینده معرفی شده باشد.

3-چنانچه اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی به عنوان مدیر شعبه تعیین گردیده باشند ارائه مدارک و مستنداتی که جهت ثبت شرکتها ضروریست به پیوست سایر مدارک ارسال گردد.

4-گزارش فعالیت نمایندگی.

نماینده یا نمایندگی شرکت خارجی بر اساس ماده 8 آئین نامه اجرائی قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت های خارجی موظفند گزاش فعالیت نمایندگی در ایران را همراه با صورت های مالی حسابرسی شده خود ظرف مدت 4 ماه پس از پایان سال مالی به دستگاه های ذیربط ارسال دارند.

تذکر : حسابرسی مذکور تا زمانی که آئین نامه اجرائی تبصره 4 ماده واحده قانون استفاده از خدمات تخصصی و حرفه ای حسابداران ذیصلاح به عنوان حسابدار رسمی (مصوب 1372) اعلام نشده است، باید توسط سازمان حسابرسی و موسسات حسابرسی مورد قبول دستگاه ذیربط که شرکای آن افراد حقیقی تائید شده توسط اداره نظارت سازمان حسابرسی باشند، انجام گیرد.

روش ثبت شعبه با تابعیت ایرانی

اداره ثبت شهرستان كه شركت در آن تاسیس شده است پس از طی مراحل تاسیس یك نسخه از كلیه مدارك را جهت اقدام به اداره ثبت حوزه ثبتی شعبه ارسال می دارد. مدارك ثبت به دفتر اندیكاتورِ اداره ثبتِ مربوطه ، تسلیم می شود و جهت ثبت در دفتر ثبت شركت ها ، به مسئول مربوطه ارسال می گردد.پس از ثبت در دفتر تاسیس شعبه شركت و آخرین شماره ثبت مسلسل را برای شعبه مربوطه تخصیص می دهد پیش نویس آگهی تاسیس شعبه را جهت درج در یكی از روزنامه های كثیر الانتشار جهت اطلاع عمومی تهیه می نماید.پس از امضاء، آگهی صادر و پرونده در ردیف خود ضبط می گردد.
در تهران پس از صدور آگهی تاسیس پرونده، به قسمت تعیین نام جهت ثبت شماره جدید شعبه شركت فرستاده می شود و پس از انعكاس در دفاتر مربوطه به شعبه بایگانی ارجاع می شود. مسئول بایگانی ورود پرونده را در دفتر مربوطه منعكس و در ردیف شماره ثبت بایگانی می نماید.

ثبت شعبه با تابعیت ایرانی در مناطق ازاد

 

برای ثبت شعبه ای از شرکت در منطقه آزاد کیش، اساسنامه شرکت و صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده با تعیین نشانی و مدیر شعبه در آن نشانی ضروری است و کلیه مراحل ثبت شعبه به استثنای تهیه صورتجلسه مجمع(که در شرکت مادر انجام می شود) در کیش انجام می شود.

ثبت شعبه ای از شرکت مادر (که در تهران یا در سایر شهرستانها است) در منطقه آزاد کیش همانند ثبت شرکت در همان منطقه از مزایای معافیت مالیاتی 20 ساله برخوردار می شود.